ファイルを安全に保存するためには
データのバックアップを取る方法の1つとしてはCDや DVDを利用する方法です。ハードディスクは実は完璧なものでありません。
CD,DVDに比べて簡単にファイルを保存することはできますが、ハードディスクはエラーが発生する可能性も否定はできません。CD,DVDは一度記録しておけばファイルの損傷などはそれほど発生しません。
もちろん湿り気がない所に保管し、傷が付かないようにしなければなりません。最近はハードディスクでもUSBケーブルをＰＣに接続するだけで簡単に使える外付ハードディスクもかなり安くなってきました。
その価格、容量、便利さからデータバックアップ用として多く使われています。私の場合には約10個のハードディスクを使っています。
2つはパソコン内部に装着されていて、残り8つは外付で必要に応じて使い分けています。8個のハードディスクにはそれぞれ日付別、業務種類別、文書フォーマット別でファイルが仕分けされて整理されています。
このような外付ハードディスクは内臓型ハードディスクと同じく使うことができます。ファイルをコピー、保存、削除などが自由にできます。
もちろん内臓型ハードディスクよりは速度は遅いのですがファイルを修正、コピーするのには何の問題なく使えます。
このようにファイルを保存する時、一番重要なことがフォルダの名前です。フォルダの名前からどのような種類のファイルが保存されたのかすぐに把握できるように区分しておかなければなりません。
会社業務関連ファイルなのか、参考資料なのか、バックアップファイルなのかなどをフォルダで分かるようにしておきます。また、日付は約 6ヶ月や1年単位で区分し、フォルダを管理するといいでしょう。
数年間ファイルを保存していくとフォルダに保存されたファイル数が多くなりますので、時々に日付を利用してフォルダを整理しますと、希望するファイルを素早く捜せることができます。
私はこのような方法でファイルを保存しています。このように管理しますと、何年か前のものでもすぐ分かるようになります。時間の節約とほしいデータが見つからない時のイライラから解放されます。
ファイルは必ずしも DOC,PPT,XLS などのオフィス文書だけではありません。画像ファイル、音楽、動画、E-mail、アウトルックの日程、メモなどもファイルで保存が可能です。このようなデータもファイルで整理して保存すれば、楽しく使えることができます。
※プチアドバイス : ポータブル保存装置
データを保存してくれる補助記憶装置としてハードディスクと CD,DVD以外に USBドライブがある。USBドライブは携帯に便利で急速に普及されている。
しかし、USB ドライブは保存することができるファイルの用量が制限されている。そんな理由から最近には USB ドライブのように携帯しながらも数十GBのデータを保存することができるポータブル保存装置に対する関心が高まっている。
このようなポータブル保存装置は 2インチ未満の小さなハードディスクが内蔵されていて大容量のファイルが簡単に携帯できる。
もちろんこれらの装置はバックアップ用で使うには適切ではないが、ファイルを移動させるための手段では便利だ。